DOCUMENT
RH 38 ....

permanant

MISE EN ŒUVRE D'UN NOUVEAU SYSTEME DE PRISE EN CHARGE PAR LA POSTE DES FRAIS DE DEPLACEMENT EN METROPOLE ET DANS DEPARTEMENTS D'OUTRE- MER

RÉFÉRENCE

décret n° 90-1111 du 12 décembre 1990 et notamment ses articles 5 et 12 portant statut de La Poste
décret n° 92-1182 du 30 octobre 1992 relatif au régime indemnitaire des fonctionnaires de La Poste

311

Cette décision s'applique dès sa publication aux personnels de La Poste stagiaires ou titulaires, et contractuels de droit public ou privé, en déplacement en métropole, en Corse et dans les départements d'outre-mer.
Toutes modifications ultérieures des plafonds hôteliers, forfaits repas et taux des indemnités kilométriques visés dans le présent texte seront discutées dans le cadre de la négociation salariale annuelle.

Aucune distinction relative au droit à indemnisation n'est faite :
- entre les différentes catégories de personnels, quels que soient leurs statuts (fonctionnaires ou agents contractuels de droit public ou de droit privé quelle que soit la nature de leur contrat) ou leurs niveaux hiérarchiques;
- entre les déplacements dans le département et hors du département.

31.

Notion de déplacement

Est considéré en déplacement dans des conditions de droit commun, tout agent se déplaçant pour les besoins du service, hors de son agglomération de résidence personnelle et hors de son agglomération d'affectation.
Toutefois, s'il apparaît que le déplacement hors des agglomérations de résidence personnelle et d'affectation implique un temps de trajet de très courte durée, le directeur pourra considérer qu'il n'y a pas de déplacement (exemple : transports en commun existants, agglomerabon multi-communale, communauté urbaine...).
En aucun cas toulefois, la notion de déplacement ne saurait être mise en cause, sur le simple fait que l'agent n'effectue pas un nombrie minimum de kilomètres.
De même. les chefs de service devront tout spécialement veiller à ce que les agents qui utilisent leur véhicule personnel de façon intensive pour le service ou dont l'activité nécessite des déplacements permanents, soient normalement indemnisés de l'ensemble de leurs frais de déplacement dans les conditions de droit commun prévues par la présente décision.
Après négociation avec les organisations professionnelles en commission mixte, le directeur définit sur un plan général les plages horaires pendant lesquelles les agents sont considérés en déplacement et perçoivent une indemnisation de leurs frais d'hébergement et/ou de restauration.
Tout déplacement professionnel, pouvant donner lieu à indemnisation devra faire l'objet d'une information préalable.

Grandes agglomérations

Peuvent être considérées comme grandes agglomérations et donc comme une seute et même résidence, les communautés urbaines, les agglomérations mutti-communales, les villes nouvelles... ou toute agglomération et sa banlieue ou ses communes limitrophes, dans lesquelles existe un réseau de transport en commun ou des temps de trajet très courts (exemples : Paris et 1ère couronne, Courly de Lyon, communauté urbaine de Bordeaux, Annecy et ses communes limitrophes...).
Après négociation avec les organisations professionnelles en commission mixte, chaque directeur appréciera les particularités locales (transport, temps de trajet...) et définira les agglomérations et communes limitrophes pouvant constituer une seule et même résidence.
Toutefois, dans les grandes agglomérations ainsi définies, s'il apparaît que le temps de trajet est excessif (référence transport en commun par exemple), le directeur de La Poste pourra alors estimer qu'il y a déplacement et donc possibilité de remboursement de frais.
Ce temps de transport est apprécié localement par le directeur de La Poste, compte tenu de te durée de trajet nécessaire pour se rendre sur le lieu de travail habituel, des conditions de transport locales ou particulières, de l'existence d'une agglomération multi-communale ou d'une communauté urbaine, etc.

Cas particulier des agents contractuels

Les agents contractuels exercent leurs fonctions sur la base de contrats à durée déterminée, indéterminée ou indéterminée à travail intermittent, contrats régis sur le plan de leur contenu tant par les dispositions du code du travail (L.122-3-1) que par la directive communautaire du 14 octobre 1991 devenue applicable te 1er juillet 1993. Il est notamment prévu par ces textes que lesdits contrats (cf. note de service n° 123 du 11 juin 1992) doivent être suffisamment précis sur les lieux où les intéressés doivent être appelés à exercer leurs fonctions.
Aussi, dans l'hypothèse où les intéressés sont amenés à effectuer des déplacements dans les mêmes conditions que les fonctionnaires dont le lieu de travail habituel est connu, ils bénéficient des mêmes droits que ceux-ci au regard de l'indemnisation dans les conditions de droit commun les frais exposés

Ordre de mission

L'établissement d'un ordre de mission n'est désormais plus impératif, les vraies pièces justificatives sur le plan comptable étant constituées par le document 1202 et les factures justifiant les frais d'hébergement, de transport, etc.
Toutefois, rien ne s'oppose à ce que le directeur persiste dans l'établissement de tels documents s'il l'estime souhaitable pour des besoins de contrôle interne.

Hébergement en métropole

411. définition des tarifs hôteliers en métropole

L'agent en déplacement est remboursé de ses frais d'hébergement sur présentation de pièces justificatives, dans la limite des plafonds fixés comme suit : ,
- Ile-de-Françe = 350F/nuit ;
- Province = 250 F/nuit.
Ces plafonds représentent les frais d'hébergement et de petit déjeuner.

422. Forfait hébergement dans les studios de passage dans les départements d'outre- mer

-Forfait = 210 F/nuit,
Par exception à la règle générale, lorsque l'agent n'est pas en mesure de présenter une pièce justificative hôtelière de ses frais d'hébergement, car logé par La Poste dans les studios de passage, le remboursement s'effectue sur la base de ce forfait.

Forfait repas en métropole

L'agent est remboursé de ses frais de repas sur une base forfaitaire fixée à 85 F, sans présentation de pièces justificatives.
Lorsque l'agent a la possibilité de prendre ses repas de midi dans un restaurant PTT ou assimilé, sur le lieu de déplacement, aucun forfait repas n'est pas servi.
Dans tous les cas, même si le restaurant PTT ou assimilé est ouvert le soir, le repas du soir est remboursé sur une base forfaitaire de 85 F

Indemnisation des frais de restauration dans les départements d'outre- mer

L'agent est remboursé de ses frais de repas sur une base forfaitaire fixée à 115 F

Conditions de dérogation aux règles des plafonds

Après négociation avec les organisations professionnelles en commission mixte, le directeur aura la possibilité de fixer des limites inférieures ou supérieures aux plafonds définis aux précédents paragraphes en matière d'hébergement si les tarifs de l'infrastructure hôtelière locale le justifient.
En revanche, s'agissant des plafonds hôteliers retenus pour Paris (350 F) ou les grandes agglomérations (250 F) telles Lyon. Marseille, Bordeaux etc..., ceux-ci ne sauraient être systématiquement minorés, dès lors que l'on ne se prouve plus dans le département relevant de l'autorité du chef de service.

Conditions de dérogation aux règles du forfait repas

À titre exceptionnel, un dépassement dûment justifié du forfait repas peut être directement autorisé ou validé par le directeur, strictement sur justificatif, pour tenir compte des conditions matérielles particulières ou exceptionnelles du déplacement.
Le forfait ne saurait en revanche être minoré lorsqu'il est dû dans les conditions prévues au titre 43.

Développement des accords tarifaires préférentiels

Compte tenu des principes ci-dessus mis en œuvre, il est vivement conseillé aux chefs de service de prendre tous contacts avec les hôtels ou chaînes hôtelières, en vue de conclure des accords tarifaires préférentiels pour les agents de La Poste. Tout accord de cette nature mené à son terme devra être communiqué à la direction des ressources humaines. CRG4, aux fins de diffusion nationale.

Dispositions générales

Les agents en formation sont indemnisés indépendamment de leur situation familiale;
Aucune distinction d'indemnisation n'est effectuée entre tes différents types de formation (formation de base ou de perfectionnement);
Le déplacement en formation est apprécié dans les conditions de droit commun et ouvre droit à indemnisation si l'agent se trouve hors de son
agglomération de résidence :
- personnelle,
- et d'affectation antérieure ou,
- d'affection future si celle-ci est connue officiellement avant l'appel au cours.
La question relative aux frais de garde d'enfants éventuellement exposés
par les agents sera étudiée dans le cadre des dossiers actions sociales et égalité professionnelle.

Indemnisation des frais d'hébergement pendant la formation en métropole et dans les départements d'outre-mer

521. Existence de foyer d'hébergement

Lorsqu'il y a présence d'un foyer d'hébergement ou d'une maison des élèves ou maison de débutants sur le lieu de déplacement, l'agent a la possibilité de s'y loger, auquel cas le directeur, gestionnaire de l'agent, rembourse les frais engagés sur présentation de la facture émise par le foyer.
Toutefois, si l'exploitant public est à même de proposer à l'agent un hébergement dans des conditions normales de confort (chambre individuelle), maison des élèves, foyers, etc, et que celui-ci, par pures convenances personnelles, souhaite se loger en hôtel, son choix devra être respecté. En revanche, ses frais d'hébergement seront alors pris en charge non sur la base du tarif hôtelier mais dans la limite seulement du prix pratiqué par l'établissement qui lui était initialement proposé, augmenté du prix du petit déjeuner.

522. Absence ou indisponibilité de foyer d'hébergement
Lorsque l'agent en formation ne peut être logé en foyer d'hébergement ou maison des élèves ou de débutants, il bénéficie de l'indemnisation de ses frais d'hébergement, telle qu'elle est prévue aux paragraphes 411 et 421. c'est-à-dire sur présentation de pièces justificatives.
Il est conseillé aux directeurs de communiquer des listes d'hôtels avec prix indicatifs, voire de négocier des tarifs préférentiels avec ces hôtels.

Forfait repas pendant la formation

Lorsqu'il y a présence d'un restaurant PTT ou assimilé sur le lieu de formation, aucun forfait repas n'est servi au titre du repas de midi.
Dès lors, seul le repas du soir donne lieu à paiement du forfait.

En revanche, la plupart des restaurants PTT ou assimilés ne fonctionnant pas durant le week-end et les jours fériés, l'agent en formation perçoit alors le forfait normal fixé à 85 F en métropole et 115 F dans les départements d'outre-mer pour chaque repas.

Indemnisation pendant le week- end et les jours fériés

Le week-end, l'agent a droit, s'il le souhaite, à la prise en charge de ses frais de retour à son agglomération de résidence personnelle.
S'il fait usage de ce droit, l'indemnisation de l'hébergement et des repas durant le week-end cesse d'être servie.
En contrepartie si l'agent choisit de ne pas solliciter la prise en charge du retour à sa résidence personnelle, il continue à être indemnisé de ses frais d'hébergement et de restauration pendant le ou les week-ends considérés.

6.INDEMNISATION DES FRAIS DE TRANSPORT EN METROPOLE ET DANS LES DEPARTEMENTS D'OUTRE- MER

Dispositions générales

Les frais de transport en commun occasionnés par les déplacements pour les besoins du service ou pour participer à une formation, etc. sont pris en charge par voie de réquisition ou de bon de transport, ou remboursés sur présentaoon des pièces justificatives.
Lorsque l'agent possède une carte d'abonnement ou bénéficie à titre personnel d'une réduction de tarif, le directeur doit, dans toute la mesure du possible, prendre en compte ces réductions. Le directeur consent l'avance à l'intéressé du montant correspondant au prix du billet.
Toute formule proposée par les compagnies de transport peut être adoptée par le directeur s'il en résulte une économie.
Le directeur autorisant le déplacement peut décider d'un moyen de transport plus onéreux, notamment s'il en résulte une économie globale sur les frais de déplacement (avion plutôt que train, entraînant l'économie d'une nuitée) ; de même qu'il peut autoriser la prise en charge des frais de transport sur la base du tarif d'une classe supérieure pour prendre en compte des conditions particulières de déplacement.

Voie ferrée

La prise en charge des frais de transport par la voie ferrée est effectuée sur la base du tarif de la 2* classe.
Les frais annexes divers non inclus dans le bon de transport sont remboursés selon les modalités réglementaires rappelées dans la circulaire du 28 mai 1991 (BRH 1991. doc RH 1044, p. 97).

Voie maritime

La prise en charge des frais de transport par la voie maritime est effectuée, sur présentation de pièces justificatives, sur la base du tarif de la classe la plus économique.

Voie aérienne

La prise en charge des frais de transport par avion est effectuée sur la base du tarif de la classe la plus économique.

Frais de transport divers

Les frais de transport divers sont remboursés sur présentation de pièces justificatives, après autorisation du directeur :
- frais de péage ;
- frais de taxi ;
- frais de stationnement ;
- transport en autobus, navettes, etc.;
- frais de location de véhicule. ,
II est rappelé à cet égard que La Poste a passé des conventions avec les sociétés HERTZ et EUROPCAR (notes DEI.EL du 22 juin 1994 et DEI.EL du 21 janvier 1995).

Autorisation d'utilise son véhicule personnel pour les besoins du service.

Lorsque les moyens de transport en commun s'avèrent inadaptés à la nature du déplacement, les personnels peuvent être autorisés par leur directeur à utiliser leur véhicule personnel pour les besoins du service, sous réserve que cette utilisation entraîne une économie ou un gain de temps, et qu'ils remplissent les conditions prévues en matière d'assurance. Si l'agent utilise son véhicule personnel pour des raisons de convenances personnelles, le remboursement des frais de transport sera effectué sur la base la plus économique (barème SNCF) ;
II va de soi qu'une telle disposition n'est pas opposable aux personnels utilisant de façon habituelle leur véhicule personnel pour les besoins du service, tels par exemple les conseillers financiers itinérants, les brigadiers départementaux, EAR...
Il n'y aura plus lieu de communiquer au service de paie l'autorisation d'utilisation du véhicule personnel; le document 1202 validé par le directeur faisant foi à cet égard.
II est rappelé que l'agent doit souscrire une police d'assurance comportant les garanties suivantes :
- responsabilité personnelle pour les déplacements professionnels (garantie illimitée) tant à l'égard des tiers que des personnes transportées
(responsabilité générale définie aux articles 1382 à 1384 du code civil)
- clause de défense et recours.
L'agent est remboursé de ses frais de transport occasionnés sur la base des indemnités kilométriques, d'après le taux correspondant à la puissance fiscale de son véhicule :

L'indemnité forfaitaire pour frais de déplacement à taux annuel est supprimée. Les personnels sont remboursés sur la base des indemnités kilométriques exposées ci-dessus lorsqu'ils utilisent leur véhicule personnel pour les besoins du service

Indemnisation des frais de transport à l'occasion, de concours internes, examens de l'aptitude, sélections organisés par La Poste

L'agent devant se présenter aux épreuves d'un concours interne, examen de l'aptitude (EDA) ou sélection, bénéficie de la prise en charge de ses frais de transport entre son agglomération de résidence personnelle ou d'affectation et le lieu dés épreuves sous réserve qu'il soit considéré, en déplacement au sens des dispositions du titre3 de la présente "décision.

671. Etendue de l'indemnisation

Seuls les frais de transport sont indemnisés, à l'exclusion des frais d'hébèrgement et de restsauration;
Les frais de transport, pris en charge, se limitent au prix d'un bîllet SNCF 2° classe ou au prix du moyen de transport en commun existant (autobus).
En l'absence de transport en commun ou car, l'agent est remboursé sur la base des indemnités kilométriques.
Il est précisé que chaque agent bénéficie d'un aller-retour pour trois EDA ou concours internes ou sélections par an, organisés par La Poste.
Dans l'hypothèse où ceux-ci comportent plusieurs épreuves à des dates différentes, l'agent bénéficie également du remboursement des frais de transport pour participer à chacune des épreuves.

672. Service auquel incombe la dépense

Ces frais sont pris en charge par le service d'affectation de l'agent, et non par le service bénéficiaire de la sélection.

673. Champ d'appfication de l'indemnisation

Ces frais sont pris en charge pour :
- tes EDA nationaux ou locaux (N0D) ;
- les concours internes nationaux ou locaux (N0D).

Indemnisation des frais de déplacement à l'occasion de la vérification des prérequis à la mobilité fonctionnelle

Dans le cas de convocation par le N0D prenant, de candidats à la mobilité fonctionnelle, notamment pour les fonctions de chef d'établissement et de la chaîne commerciale, aux fins de vérification des prérequis, les candidats sont en droit d'obtenir le remboursement non seulement de leurs frais de transport mais également des dépenses d'hébergement et de repas dans les conditions générales prévues aux précédents titres.
Il en est de même pour les sélections oiganisées pour l'entrée dans les viviers de la classe IV conformément à l'instruction du 23 décembre 1993 (BRH 1993. doc RH 1021. p. 43) relative à la procédure de sélection.
gestion et affectation des cadres supérieurs dans te cadre des viviers, Dans cette hypothèse,la dépense est à la charge de la délégation prenante.

Indemnisation des frais de transport à l'occasion d'autres déplacements

L'agent appelé à se déplacer hors de ses agglomérations de résidence familliate et administrative, sur convocation émanant de La Poste, pour siéger notamment à des commissions, comités, conseils de discipline ou pour se rendre à des convocations médicales" est remboursé de ses frais de déplacement sur la base des régles de droit commun.
A cet égard. Il convient également de ne pas perdre de vue les dispositions spécifiques prévues dans le cadre de l'instruction sur le droit syndical en date du 24 décembre 1993 (BRH 1993. doc RH.66. p. 841 ).

DATE D'EFFET

Les présentes dispositions prendront effet à compter du 15 juin 1995 ; néanmoins les nouveaux taux seront appliqués à compter du 15 avril 1995 et les rappels calculés automatiquement par le service de paye.

AVANCE SUR FRAIS DE DEPLACEMENT

Le principe des avances sur frais de déplacement en métropole est maintenu. L'avance est octroyée selon l'estimation des dépenses susceptibles d'être engagées pendant la durée du déplacement, pour un montant minimum de 500 F, quelle que soit la durée du déplacement (210 F) et des deux forfaits repas (220 F) soit un total de 430 F pour le nombre de jour de déplacement

9.

INFORMATION DES AGENTS

Les agents devront être systématiquement informés de toutes décisions de portée générale prises par le directeur, notamment de celles prises après négociations préalables avec les organisations professionnelles en commission mixte.

ETAT DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DEPLACEMENT

L'état de remboureement des frais de déplacement nomenclaturé 120 élec demeure inchangé.

Les difficultés d'application que pourrait engendrer la présente décision devront être signalées au siège social - direction des ressources humaines CRG.4- Tél 16 (1) 41 41 84 13 - 41 41 83 41 - 41 41 84 20.

André DARRIGRAN